Les locaux d’une entreprise contiennent généralement du mobilier et d’autres éléments comme les ordinateurs utilisés pour le travail. Par conséquent, le déménagement de local ne doit pas être une opération improvisée. En effet, il faut mettre en place un processus afin d’effectuer le déménagement dans les meilleures conditions.
Découvrez dans cet article toutes les astuces pour organiser convenablement un déménagement de local d’entreprise.
Mettre en place un plan de déménagement
Pour effectuer le déménagement de local d’une entreprise, il est important de respecter certaines étapes et d’établir un planning. En effet, cette opération doit se préparer des semaines ou des mois à l’avance. Il ne s’agira pas de décider du jour au lendemain de déplacer des objets.
L’entreprise doit également préparer ses employés à un éventuel déménagement. Pour cela, il faut organiser des séances d’informations pour leur indiquer les différentes raisons du déménagement. Il faut également leur fournir des indications sur les nouveaux bâtiments.
Notez également que le planning de déménagement devra indiquer avec précision le rôle dévolu à chaque membre de l’équipe de l’entreprise. Le planning permet également d’établir les différentes dates marquantes de cette opération de déménagement. Il faut dire que cette astuce a le mérite de protéger l’entreprise contre les dépenses inutiles de fonds.
Rechercher de nouveaux bureaux
Cette étape est importante, car un déménagement suppose l’intégration de nouveaux locaux. De ce fait, vous devez effectuer des recherches afin de trouver un immeuble qui correspond aux attentes de votre entreprise.
Pour simplifier vos recherches, vous pouvez solliciter les services d’un professionnel comme le vide bureau à Mons. Vous devez également tenir compte de votre budget et de la zone géographique qui correspond aux activités de votre entreprise.
Rappelons que le cout des locaux varie en fonction de la région choisie. En ville, vous allez certainement payer plus cher qu’en banlieue.
N’hésitez pas à mettre des annonces dans les journaux ou à la radio afin de trouver rapidement les locaux adéquats. Une fois la recherche terminée, vous devez visiter les lieux pour éviter tout inconvénient.
Effectuer les différentes démarches administratives
Le déménagement des locaux d’une entreprise est une opération assez complexe. Elle prend en compte plusieurs volets. De ce fait, pour la réussite de ce projet, l’entreprise a l’obligation de régler certaines questions très importantes. Il s’agit entre autres des démarches administratives.
Il est donc important de réaliser les opérations suivantes avant le déménagement :
- Effectuer la résiliation ou le transfert des abonnements liés à l’internet, à l’électricité et au téléphone
- Notifier le changement d’adresse au niveau de l’administration
- Effectuer le changement d’adresse afin de recevoir le courrier
- Mettre fin aux différents contrats d’assurance des anciens locaux
- Mettre fin au contrat de bail des anciens locaux.
Solliciter les devis de déménagement
Après avoir loué de nouveaux bâtiments, vous devez planifier le déménagement en sollicitant les services d’une structure spécialisée. Celle-ci devra vous fournir le coût de l’opération de déménagement.
Il est également recommandé de faire appel à plusieurs entreprises afin de connaître les tarifs pratiqués par ces derniers. Ainsi, vous pourrez effectuer une comparaison afin de trouver le tarif le plus avantageux pour votre entreprise. Cette astuce vous permet également de dénicher la perle rare qui dispose du matériel adéquat pour réussir le déménagement.
Définir la date du déménagement
Cette étape du processus de déménagement est cruciale, car elle permet à l’entreprise de fonctionner sereinement. Ainsi, il faut privilégier une période qui ne correspond pas à celle où les activités de l’entreprise sont en pleine croissance.
Vous pouvez donc opter pour la fin de l’année fiscale ou encore la période des vacances.